Miksi videokokoukset korvaavat kokouspuhelut

Kokouspuhelut ovat monessa yrityksessä jokapäiväinen kauhun aiheuttaja. Jos yhteys välittäjään ylipäätään syntyy, on täysin korkeammissa käsissä, milloin kutsutut osallistujat tulevat puheluun mukaan. Jokainen puheluun liittyvä käytännössä katkaisee kokouksen punaisen langan, eikä kukaan voi olla varma siitä, ketkä ovat paikalla, ketkä eivät. Ja tämä on vasta kaoottisen kokemuksen alku! Ihmiset puhuvat toistensa päälle, joku dominoi muita äänekkäämpänä puhelua, ja mitä ihmeellisimpiä taustaääniä, äänenkiertoa, ”robottiääntä”, kohinoita, lapsen itkua, koiria, wc:n ääniä, kaikkea mahdollista tulee linjalle yrittämään viedä huomion pois itse asiasta, eli kokouksesta.

Pahimmillaan kukaan ei edes tiedä, mikä kokouksen aiheena on! Osallistujia tippuu pois linjoilta, materiaalit joudutaan jakamaan kömpelösti etukäteen esim. sähköpostilla, eikä niiden yhteisestä tosiaikaisesta muokkaamisesta ole toiveitakaan millään järjellisellä tavalla. Osa väestä on hiljaa, puuhaten omiaan tai odottaen vain kärsimyksen pikaista loppumista. Jos ja kun osallistujat edustavat useita eri kieliä eri mantereilla, tuloksena on usein kaiken muun kruunuksi erilaisten enemmän tai vähemmän käsittämättömien aksenttien sekamelska huonon puhelinyhteyden yli.

Edelliset kauhukokemukset on osin vältettävissä paremmalla valmistelulla ja teknologialla, mutta niiden pohjimmainen syy on periaatteellinen. Monta ”nimetöntä” ja ”kasvotonta” ääntä yrittämässä sokkona samanaikaista, mielekästä viestintää on yksinkertaisesti vain huono idea! Se ei voi toimia kovin hyvin edes ideaalisissa olosuhteissa ankarankaan kurin alla. Tarvitaan parempaa.

Miten kuvan mukaan tuonti auttaa asioita? Arvaamattoman paljon – ja sitä enemmän, mitä useampia osallistujia kokouksessa on, sekä mitä enemmän erilaista materiaalia siinä pitää yhteisesti käsitellä. Yksi tärkeimpiä keskittymistä helpottavia asioita on se, että hyvillä välineillä tehdyssä videokokouksessa kenenkään ei tarvitse arvailla kuka puhuu! Näemme ilmeet ja muun kehon kielen. Näemme myös sen, jos joku pelaa pasianssia tai on muutoin aivan muissa maailmoissa. Sen lisäarvoa, että osallistujat voivat vapaasti jakaa ja kommentoida erilaisia materiaaleja jopa Full-HD laadulla, ei edes tarvitse selittää. Mahdollisuus hiljentää muiden taustaäänet, tai jopa yksittäinen puhuja (jokainen keksiköön tähän haluamansa syyn), voi sekin tulla tarpeeseen.

Hyvin toteutettu videokokous, toisin sanoen, tekee kaoottisesta ja vaikeasti seurattavasta kokemuksesta selkeän ja hallittavan. Toimivan. Kyse ei kuitenkaan ole siitä, että pelkkä kuvan lisääminen tekisi kokoukselle ihmeitä. Jokainen Skype-kuvapuheluja käyttänyt tietää, miten paljon niissä voi mennä – ja menee – pieleen. Fiksu videokokousratkaisu on vikasietoinen ja mukautuu helposti käyttäjänsä tarpeisiin. Se saadaan helposti parantamaan ja täydentämään esimerkiksi suosittuja Microsoft Lync viestintäratkaisuja.

Kun edes hinta ei tänä päivänä ole este kokouspuhelupainajaisten korvaamiselle jollain, mikä todella toimii, perinteisten kokouspuhelujen aika tikittää väistämättä kohti loppuaan. Niitä jäävät pian kaipaamaan vain ne, joille etäkokoukset ovat olleet tilaisuus olla paitsi fyysisesti, myös henkisesti pari tuntia jossain kaukana muualla. Pasianssinpeluu kokouksen aikana käy vaikeammaksi, mutta tuo hinta lienee useimmille enemmän kuin hyväksyttävä – sillä kokoukset alkavat tuottaa tuloksia, eivät vain haaskattua aikaa ja hermoraunioita!